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檔案數字化加工流程和基本原則
來源:大數據可視化系統 發布時間:2019/6/4 10:46:12

一(yi)、檔案數字化加(jia)工(gong)流(liu)程
1、目錄數據準備
按照《檔(dang)案著錄規則》(DA/T18)等的(de)要(yao)求,規范檔(dang)案中的(de)目(mu)錄內容(rong)。包括確定(ding)檔(dang)案目(mu)錄的(de)著錄項、字段長度和內容(rong)要(yao)求。如有錯(cuo)誤或不規范的(de)案卷題名(ming)、文件名(ming)、 責任者、起止頁號和頁數等,應(ying)進行修改。
2、拆(chai)除裝訂
在不(bu)去(qu)除(chu)裝訂(ding)物情況(kuang)下,傳統的掃描(miao)儀(yi)會(hui)影響掃描(miao)工作進行的檔案(an),應拆除(chu)裝訂(ding)物。拆除(chu)裝訂(ding)物時應注意保護(hu)檔案(an)不(bu)受損害。
如(ru)(ru)果要不拆(chai)裝(zhuang)的掃(sao)(sao)描(miao)(miao)(miao)是需要使用非接觸式的檔案掃(sao)(sao)描(miao)(miao)(miao)儀比如(ru)(ru)book2net系列(lie)、iscan系列(lie)的掃(sao)(sao)描(miao)(miao)(miao)儀,不需要拆(chai)裝(zhuang)直接進行掃(sao)(sao)描(miao)(miao)(miao)就可以。
3、對(dui)于己經編好的(de)(de)頁碼(ma)要(yao)查看(kan)是否(fou)正(zheng)確,檔(dang)案的(de)(de)紙(zhi)張是否(fou)有破損(sun),如果破損(sun)嚴(yan)重的(de)(de),無法進(jin)行(xing)直接掃描的(de)(de)檔(dang)案,及時(shi)與管(guan)理人員溝(gou)通進(jin)行(xing)處理。
4、按要求把(ba)同一案(an)卷中(zhong)的掃描件(jian)和非掃描件(jian)區分開。普發性文件(jian)區分的原(yuan)(yuan)則是:無關和重份的文件(jian)要剔除,有正式件(jian)的文件(jian)可(ke)以不掃描原(yuan)(yuan)稿。 確保掃描時不出現(xian)混(hun)亂現(xian)象。

檔案數字化加工


5、制作并填寫(xie)紙(zhi)質(zhi)檔案(an)數字(zi)化加工過程交接登記(ji)表(biao)單,詳(xiang)細記(ji)錄檔案(an)整理后每(mei)份(fen)文件的起始頁(ye)號和頁(ye)數。
二、檔案數字化(hua)加工(gong)的基本原則(ze)
1.確定數字化對象
應當(dang)對(dui)所要進(jin)行數字化(hua)的對(dui)象(xiang)按照一定的原則(ze)和(he)方(fang)法進(jin)行確認(ren),只(zhi)有符合一定要求的紙質檔案文獻才(cai)能進(jin)行數字化(hua)加工。
2.符(fu)合法律法規
紙質檔案數字化,必須符合檔案開放規(gui)(gui)定或本(ben)行業相關規(gui)(gui)定。
3.價值(zhi)性原則
屬于(yu)歸檔(dang)范(fan)(fan)圍且應長(chang)期保存的、社會(hui)利用價值(zhi)高的檔(dang)案可列入數字化加工的范(fan)(fan)圍。
以(yi)上是檔案數字化小編關(guan)于檔案數字化加工流程和基本原則(ze)介(jie)紹到(dao)這里,更(geng)多精彩內容(rong)可(ke)以(yi)關(guan)注我們!