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加強檔案數字化外包管理要求
來源:大數據可視化系統 發布時間:2019/6/10 10:03:53

實(shi)施檔(dang)案(an)數字化外包(bao)是一個科學管理的過(guo)程。加(jia)強檔(dang)案(an)數字化外包(bao)過(guo)程管理,應抓好檔(dang)案(an)部門(men)的安全管理和外包(bao)公司規范管理兩個關鍵環(huan)節。
(一(yi))檔案部(bu)門的安(an)全管理
1.成立由主要(yao)領(ling)導或分管領(ling)導同志參加的檔(dang)案(an)數(shu)字化外包管理(li)組織,明確檔(dang)案(an)數(shu)字化管理(li)的部門(men)、人員(yuan)及(ji)其職責。
2.根據檔(dang)(dang)案數(shu)字(zi)(zi)化(hua)總體規劃,確定數(shu)字(zi)(zi)化(hua)外包(bao)檔(dang)(dang)案的范圍(wei),提(ti)出檔(dang)(dang)案數(shu)字(zi)(zi)化(hua)外包(bao)安(an)全管理要(yao)求(qiu)和技(ji)術指(zhi)標。
3.提出檔案數字化外(wai)包招(zhao)標文件(jian)中(zhong)有關安全(quan)管理的要求,協助制定招(zhao)標文件(jian),審定合同(tong)。
4.對數(shu)(shu)字(zi)化(hua)(hua)服務機(ji)構的相關(guan)資(zi)質、業績、人員(yuan)、設(she)備和加工軟件(jian)等(deng)進行考察(cha),并了解是否(fou)存在違約(yue)行為、安全(quan)事故等(deng)不良記錄。在同等(deng)條件(jian)下,應優(you)先選用具有與數(shu)(shu)字(zi)化(hua)(hua)加工相關(guan)涉密資(zi)質的數(shu)(shu)字(zi)化(hua)(hua)服務機(ji)構。
建立檔(dang)案數(shu)字化安全保(bao)密制度,與(yu)數(shu)字化服務機構簽訂(ding)安全保(bao)密協議,并對(dui)檔(dang)案數(shu)字化加工人員進行(xing)安全保(bao)密教育。
5.制定檔案實(shi)(shi)體交接、數(shu)字化(hua)加工過(guo)程管理、數(shu)字化(hua)成果驗收與交接、存儲介(jie)質管理、檔案實(shi)(shi)體保護等操(cao)作規程或規章制度。

檔案數字化外包


6.建立檔案(an)數(shu)(shu)(shu)字化(hua)外包(bao)項(xiang)目管(guan)理(li)檔案(an),記錄檔案(an)部門和數(shu)(shu)(shu)字化(hua)服務(wu)機構實施檔案(an)數(shu)(shu)(shu)字化(hua)外包(bao)項(xiang)目的(de)全過程。
7.建(jian)立監(jian)管機(ji)制,對數(shu)字(zi)化服務機(ji)構的保密、安(an)全措(cuo)施落實(shi)情況(kuang)進(jin)行監(jian)督、檢(jian)查,防止檔案實(shi)體受(shou)損、丟失,杜絕數(shu)字(zi)化服務機(ji)構擅自復制、留(liu)存、使(shi)用檔案信息的行為。
(二)加強對外(wai)包公(gong)司的規范管(guan)理(li)。所(suo)謂對外(wai)包公(gong)司業務行為的規范管(guan)理(li),是指(zhi)檔(dang)(dang)案(an)館通(tong)過一(yi)系列措施和辦法(fa),促使外(wai)包公(gong)司人員以積極、主動的態度(du)支持(chi)與配合檔(dang)(dang)案(an)數字化過程中的具體活動。
 加(jia)強外包(bao)工(gong)作(zuo)的控制(zhi)和監督。開展(zhan)數字化外包(bao)合作(zuo)之前,應明確外包(bao)公司工(gong)作(zuo)職責(ze)和任務,用合同和制(zhi)度進行約束。簽訂保密協議,加(jia)強檔案(an)安全教育。福建檔(dang)案館要(yao)求外(wai)包(bao)(bao)公司(si)(si)遵循的規章制度和規范準則(ze),應在(zai)檔(dang)案數字化加工場所張貼上(shang)墻,或設置公告牌、LED顯(xian)示屏滾動(dong)顯(xian)示,要(yao)求外(wai)包(bao)(bao)人(ren)員認識(shi)到并(bing)時刻遵守。對(dui)于違犯(fan)的人(ren)員,檔(dang)案館應責令外(wai)包(bao)(bao)公司(si)(si)及時整(zheng)改教育(yu)。