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加強檔案數字化外包管理要求
來源:大數據可視化系統 發布時間:2019/6/10 10:03:53

實施檔案數字化外包是一個科學管理的過程。加強檔案數字化外包過程管理,應抓好檔案部門的安全管理和外包公司規范管理兩個關鍵環節。
(一)檔案部門的安全管理
1.成立由主要領導或分管領導同志參加的檔案數字化外包管理組織,明確檔案數字化管理的部門、人員及其職責。
2.根據檔案數字化總體規劃,確定數字化外包檔案的范圍,提出檔案數字化外包安全管理要求和技術指標。
3.提出檔案數字化外包招標文件中有關安全管理的要求,協助制定招標文件,審定合同。
4.對數字化服務機構的相關資質、業績、人員、設備和加工軟件等進行考察,并了解是否存在違約行為、安全事故等不良記錄。在同等條件下,應優先選用具有與數字化加工相關涉密資質的數字化服務機構。
建立檔案數字化安全保密制度,與數字化服務機構簽訂安全保密協議,并對檔案數字化加工人員進行安全保密教育。
5.制定檔案實體交接、數字化加工過程管理、數字化成果驗收與交接、存儲介質管理、檔案實體保護等操作規程或規章制度。

檔案數字化外包


6.建立檔案數字化外包項目管理檔案,記錄檔案部門和數字化服務機構實施檔案數字化外包項目的全過程。
7.建立監管機制,對數字化服務機構的保密、安全措施落實情況進行監督、檢查,防止檔案實體受損、丟失,杜絕數字化服務機構擅自復制、留存、使用檔案信息的行為。
(二)加強對外包公司的規范管理。所謂對外包公司業務行為的規范管理,是指檔案館通過一系列措施和辦法,促使外包公司人員以積極、主動的態度支持與配合檔案數字化過程中的具體活動。
 加強外包工作的控制和監督。開展數字化外包合作之前,應明確外包公司工作職責和任務,用合同和制度進行約束。簽訂保密協議,加強檔案安全教育。福建檔案館要求外包公司遵循的規章制度和規范準則,應在檔案數字化加工場所張貼上墻,或設置公告牌、LED顯示屏滾動顯示,要求外包人員認識到并時刻遵守。對于違犯的人員,檔案館應責令外包公司及時整改教育。